Check-List Chargé(e)s de mission et bénévoles

Noter dans cette page toutes missions, rôles, tâches, en fonction du type d’activité, de la date de périodicité, de la durée de l’activité et des ressources requises. Afin de faciliter la lecture, merci de ne pas utiliser d’abréviation, de majuscules ou de phonétique.

Règles d’écriture : Ecrire “Dialogues”avec un « D » majuscule et “humanité”avec un « h » minuscule.

Informations générales

Tâches périodiques

Aller voir les inscriptions faites via le formulaire du site, recontacter les gens selon la demande des différentes listes : *

  • Liste mails
  • Liste contacts
  • Liste ateliers
  • Liste Bénévoles
  • Liste Propositions
  • Créer les fiches “ateliers” sur le site puis, en fonction de la configuration du festival (présentielle, numérique ou hybride), indiquer le numéro d'emplacement qui lui sera associé sur le plan (voir année précédente).

En tant que chargé(e) de mission, vous bénéficiez d’un accès aux mails de Geneviève. Il faut à tour de rôle, les relever et les traiter.

Gestion des fichiers & stockage.

La métropole met à disposition des ordinateurs connectés sur un serveur en réseau. En cas de télétravail, une demande doit-être faite auprès de la métropole pour bénéficier d’identifiant et d’un certificat d’accès depuis votre lieu de travail.

Afin de pouvoir travailler en équipe, les documents pour les Dialogues en humanité sont centralisés dans le Dossier Windows L: Serveur bureautique DUCV.
L:\TRANSVERSE\Projets\DialHuma\2020 Dialogues en humanité…

Important :

Ne pas modifier directement un document sur le serveur, car en cas de coupure du réseau, le document peut être détruit.

Pour modifier, copier le document sur votre ordinateur, une fois modifié, sauvegardez le sur le serveur. Supprimez ou écrasez l’ancienne version par la nouvelle, si ce dernier n’est plus utile.

Afin de retrouver facilement le nommer sous le format :

<AAAA>-<nom-de-document>-<MM-JJ-HH>.extension

Exemple pour la plaquette du programme du 13 janvier 2019 enregistré à 15h :

2019-Programme-Lyon-vierge-01-13-15.ppp
La règle est la même pour les noms de dossiers

dialoguesenhumanite.org

Vous serrez amenés à créer/modifier le contenu du site, il faut :

  1. Mettre à jour la page du programme au fur et à mesure
  2. Référencer les ateliers qui auront lieu lors des prochains Dialogues
  3. Ajouter des contacts dans la base de contacts
  4. Créer des articles de blog
  5. Créer des newsletters
  6. Créer des Dialogues
  7. Rédiger des comptes rendus

I MPORTANT

: Si vous copiez/collez du contenu qui vient d'un fichier extérieur (word, mail…), faire « Ctrl+Maj+V » ou copiez une première fois le contenu dans une application comme “note pad” pour enlever la mise en forme d'origine.

Bien choisir les titres des pages (ateliers, agendas, articles…).

Le titre est très important, car il sera repris dans les résultats de recherche. Donnez un nom court (80 caractères maximum), explicite (en rapport avec le contenu), différent à chacune des pages.

Remarque : un lecteur est uniquement attentif aux 3 premiers et aux 3 derniers mots d’un titre.

L’importance du nom des images, et des textes alternatifs. Pour les robots du site, seul le texte importe, ils sont incapables de voir les images et utilisent leur nom en plus de la balise Texte alternatif pour les référencer, d’où l’importance d’attribuer un nom pertinent.

Exemple de texte alternatif = «Dépliant 2050» pour l’image depliant-2050.jpg

Limitez-vous à des pages de 1600 mots maximum. Cela correspond à 7 minutes de lecture, c’est-à-dire pile le moment où l’attention du lecteur commence à décliner.

Hiérarchisez votre contenu grâce à des titres et des sous-titres.

Utilisez les balises. Exemple:
H1⇒ Titre de la page (80 car max)
texte d’introduction présentant la page
H2⇒ sous-titre 1 (80 car max)
notre texte 1
H3⇒ sous-titre 2 (80 car max)
notre texte 2

Consignes de rédaction pour tout type de support

Faire attention au vocabulaire employé : les habituées des dialogues emploient souvent un vocabulaire très spécifique comme «atelier du sensible et du discernement» terme pas toujours compréhensible.

Garder à l’esprit qu’ on s’adresse à des personnes qui ne connaissent pas forcément les Dialogues ! Beaucoup ne participeront pas s’ils ne comprennent pas.

Ne pas hésiter à demander aux gens de reformuler leur pensée

, pour la compréhension de tous.

Bien les détailler et de reformuler par la suite.

Ne pas avoir peur de modifier ce que les autres ont fait

Eliminer les adverbes

, les mots de liaison comme : «ainsi», «en effet», «cependant», etc.

Employer un style direct, clair et bref

Eviter les répétitions de mots dans les phrases

Ne pas écrire introduction - développement - conclusion! Il faut toujours partir du plus récent, plus intéressant, plus concret pour aller vers le moins récent/intéressant/concret.

Mettre à jour les informations de communication adaptée aux mails, réseaux sociaux, sur le wiki. Recherche des infos internet chez nos partenaires, afin de demander une mise à jour de leur page ou des Dialogues de l’année.

En mode édition du site, le retour à la ligne sans saut de ligne

est obtenu avec la combinaison de touche MAJ + Entrée.
La fin de paragraphe (retour à la ligne avec un saut de ligne) ¶ est obtenue par la Touche Entrée.

Formats à utiliser pour le site

Le système protège automatiquement les courriels en transformant le signe @ par une image.

Pour les liens des sites web et courrier écrire :

http://dialoguesenhumanite.org

ou www.dialoguesenhumanite.org

Courriel: contact@dialoguesenhumanite.org

Le système transforme automatiquement les adresses de site Web en lien cliquable

Date Jour/Mois/Année: 04/7/2018
Heure: 12h
Téléphone: +33 (0)4 78 63 40 40 (pour l’international)

Base de données contacts

Vous accédez à cette base de contacts en cliquant sur le lien “Gestion Contact Mail”. Tous les contacts des Dialogues en humanité sont recensés dans les deux sous-pages « Liste Mail » et « Liste Contacts ». Elles permettent de rechercher un contact déjà existant (panneau recherche) et de visualiser ses détails, de le modifier (modifier en ligne) ou de créer un nouveau contact (sur Liste Contacts seulement et à condition d’avoir créé son mail dans le menu «Liste Mail»).

La page Liste Ateliers recense les différents ateliers créés via le site (cf Programmation ateliers ci-dessous). Voir le document « contacts » dans le wiki pour accéder à tous les contacts liés aux festival (mails, adresses et numéros de téléphones).

Procédure de MAJ de la base de contacts

  1. Supprimez les adresses négatives, adresses pièges (spam trap), adresses improbables, adresses techniques, adresses génériques.
  2. Supprimez les inactifs, ceux qui n’ont pas ouvert ou cliqué depuis 12 mois…
  3. Soigner nos messages
  4. Surveiller notre réputation
  5. Nous engager et donner le pouvoir à nos contacts
  6. Segmenter de façon pertinente
  7. Suivre nos statistiques de campagnes
  8. Susciter et faciliter les retours
  9. Personnaliser nos messages
  10. Miser sur la fidélisation

Dans la sous-page « Liste Mail » cliquer sur le symbole « + » ou « Ajouter » qui signifie « ajouter en ligne ».

Saisir l’adresse mail de la personne et valider «✔».

Le bouton «Contact (0)» indique 0 car la fiche contact de ce mail n’existe pas.
Pour créer la fiche contact de la personne, cliquer sur «Contact(0)».
La page indique “Aucun enregistrement trouvé” Cliquez sur - OK. Cliquer sur «+» ou «Ajouter».

Vous pouvez alors entrer les détails du contact ; nom, prénom, téléphone, fonction, etc. Puis valider (Ajouter).

Cliquer sur Retour liste pour revenir au contact.

Pour abonner manuellement le contact à la newsletter :

Le bouton «Newsletter (0)» indique 0 car le mail n’est pas abonné à la newsletter.
Cliquer sur «Newsletter(0)». Aucun enregistrement trouvé - OK.
Cliquer sur «+». Choisir «22» dans le menu déroulant de la colonne «tid» (22 = newsletter des Dialogues) et Valider «✔».

Ateliers

Référencement des Ateliers

Ne pas toucher les ateliers des années précédentes!

IMPORTANT

: Il n’est pas possible de détruire un atelier, pour ne plus l’utiliser, mettre «Vide» dans le Titre, et effacer les autres champs.

Création d’un nouvel atelier, 2 méthodes

  • Lorsque vous êtes connecté sur le site internet, rendez-vous sur la page “Gestion Contact Mail”, puis la sous-page “Liste des Ateliers”. En priorité utilisez les anciens ateliers que l’on a nommés «Vide» et les modifier.
  • ou cliquez sur: Je participe ⇒ Créer un atelier

Entrer le titre de l’atelier : le plus court et explicite possible, mettre une majuscule sans articles en début du 1er mot et dès que possible son emplacement entre parenthèses à la fin du titre. Sélectionner l’année puis le parcours thème et enfin le(s) jour(s) où l’atelier est programmé.

Saisir la description de l’atelier:

Détaillée la description en ligne puis résumer brièvement sur le programme papier !
Rendre les 2 premières phrases le plus explicites possibles car elles seront reprises pour le programme papier (question d’efficacité).

Logistique des ateliers

Dans la Gestion Contact Mail, le menu Liste ateliers regroupe tous les ateliers détaillés qui ont été créés sur le site.

Vous pouvez ajouter le contact de la personne responsable grâce au crayon à gauche. Créer au préalable le contact en question en suivant la procédure décrite plus haut.

Demander dès que possible aux personnes proposant des ateliers combien d’intervenants ils seront (pour l’attribution des tickets repas) et leurs besoins logistiques (tables, chaises, bancs, grilles) car ces «ressources» sont très limitées…

Utiliser la case observations pour des demandes particulières, notamment les besoins en électricité (à destination de la logistique).

Ce tableau est ensuite exportable en format tableur, donc pas besoin de construire un tableau Excel à côté!

Dans le menu Liste ateliers cliquer sur la loupe, entrez l’année dans la recherche par Thème & Jour, puis cliquer sur l’export en format .CSV à gauche de la loupe.

Le jour J, des bandeaux sont accrochés aux arbres par les logisticiens à chaque emplacement d’atelier pour signaler le numéro d’emplacement et le nom de l’atelier programmé (il peut y avoir plusieurs ateliers sur un même numéro d’emplacement car l’espace est suffisant). S’assurer auprès du logisticien qu’il y ait bien une signalétique prévue pour annoncer les ateliers programmés sur les emplacements d’agoras (A, B et C), à la Roseraie, au Bus et à l’entrée là où débutent les balades (vers la porte des Enfants du Rhône, signalé par un pictogramme en forme de randonneur sur le plan des Dialogues).

Programmation artistique

  • Vérifier le passage par le service des marchés publics:
  • Un marché MAPA pour la logistique/régisseur, et une lettre commande LCSC pour diverses animations dont l’artistique
  • Repérer et récapituler les artistes déjà pressentis. Voir les propositions antérieures sur le mail de Geneviève, ainsi que sur le site dans la partie Je participe.

Contacter des associations tels que Espaces Latinos, La Casita ou d’autres qui pourraient faire une proposition ou entrer en contact avec de nouveaux artistes locaux.

  • Organisation de la première réunion de la commission culturelle et artistique pour construire les critères d’évaluation, afin de faciliter l’arbitrage et le choix des artistes pour l’année en cours (avec des partenaires possibles dont le CCO de Villeurbanne, la MJC de La Duchère, les correspondants de Tout L’Monde Dehors de la Ville de Lyon, des membres du Comité d’orientation des Dialogues, Président(e) et membres du CA de l’association des Dialogues en humanité…)
  • Contacter les artistes grâce au dossier Artistes « 2019-Fiche technique ».

Clarifier aux artistes qu’aucun instrument n’est mis à disposition sur place sauf exceptions, ex: harpe ou piano

  • Programmer les balances en cohérence avec l’heure de passage des artistes : balances généralement prévues entre 12h et 14h pour ne pas gêner les ateliers et les agoras.

Rappel :

Envoyer au fur et à mesure les fiches techniques à la société de logistique retenue par le marché public pour les Dialogues.

Partie FI

(Fiche d’initialisation) du marché public (dossier 2019 budget marché public et comptabilité)

  • Lire la procédure budgétaire du Grand Lyon
  • Faire un tableau récapitulatif (Fiche de procédure adaptée artistes)
  • Demander les devis hors taxe (HT) et toutes les taxes comprises (TTC) (Dossier artistes-exemple de devis) avec le RIB.
  • ATTENTION à ne pas mentionner de frais de transport ni d’hébergement, mais seulement forfait ou prestation artistique.
  • Vérifier le budget attribué et toutes les informations (Déposer le récapitulatif pour réaliser la fiche d’initialisation)

Si cela est possible :

  • Assister aux pique-niques du jeudi soir organisés dans le parc de la Tête d’Or (sur la pelouse près de la roseraie, en face du tunnel pour accéder à l’île du souvenir)
  • Impliquer les bénévoles en amont de l’événement (soutien communication, visite aux bureaux, phoning relance hébergement solidaire…)
  • Distribution carte à Pub / affiches, particulièrement aux entrées du Parc de la Tête d’Or!
  • Voir le Tableau de «répartition des tâches» des autres années (bien avoir toujours deux/trois personnes aux entrées du Parc)
  • Veuillez à ce que tous les agoras et les témoignages de vies croisées soient bien enregistrés- y mettre toujours un bénévole (faire attention de vraiment enregistrer les Agoras les plus importantes!)

à vérifier avec Geneviève s’il y a d’autres tâches supplémentaires

il existe des «fiches de mission» pour les tâches pendant le festival

  • Demander à la logistique: combien de personnes/stagiaires sont prévus pour le festival - et avec quelles tâches (par ex. normalement il y a toujours un technicien pour les artistes ainsi que pour les besoins techniques des Agoras)
  • *

Faire une demande de facture dès le lendemain

  • Vérifier la date, montant HT et TTC.

ATTENTION à ne pas mentionner de frais de transport ni d’hébergement, mais seulement forfait ou prestation artistique.

  • Le nom de l’émetteur de la facture doit corresponde à celui du RIB, et il ne peut pas être à titre personnel, il doit être en lien avec une association ou une entreprise
  • La facture et le RIB doivent être envoyés PAR CHORUS (en ligne) ou par LA POSTE (ORIGINAL) et non par courriel. Puis faire le point avec la personne en charge de la comptabilité.

La facture doit être envoyée par voie postale à l’adresse de la Métropole (voir fiche contact)

  • Relancer l’envoie de la facture

Expliquer aux artistes que le paiement aura lieu dans un délai moyen d’un mois à 6 semaines

.

  • Envoyer des remerciements, au nom de l’ensemble de l’équipe en mettant Geneviève Ancel en copie, propositions d’amélioration, etc.
  • Tirer un bilan après débriefing

Règle générale de distribution des repas au parc

Il est nécessaire de suivre les indications suivantes lors d’une configuration du festival en présentiel :

  • Ateliers : 1 ticket maximum par atelier et par jour, chaque jour où l’atelier est programmé (sauf exception, à voir avec Geneviève),
  • Artistes: 1 ticket par artiste et par soirée, chaque jour où il se produit + 1 si les balances ont lieu le matin
  • Volontaires: 1 ticket par volontaire pour chaque demi-journée où il remplit une mission. Attention: prévoir des tickets en plus pour les volontaires de dernière minute
  • Facilitateurs (agoras, temps de coopération-action et témoignages de vies croisés): 1 ticket par facilitateur le jour où il facilite
  • Invités / Internationaux : voir au cas par cas avec Geneviève

Un ticket repas de 9€ par exemple, est en fait de SOL valables uniquement sur les 3 jours des Dialogues auprès des restaurateurs, d’une valeur de 1, 2 et 5 équivalents gonettes/euros.
Pour info : les menus/assiettes sont à 10€

Règle d’or des tickets repas : 1 ticket par atelier et par jour, indépendamment des personnes, sauf exception. Préparer un tableau Excel pour les tickets repas.

Le vendredi soir, un couscous gratuit est servi à tous ceux qui le souhaitent, nécessaire de prévoir de ticket repas pour ce soir-là. Souvent les invités sénégalais préparent un repas typique les soirs, et nous, organisateurs, sommes les bienvenus !

Relations avec les entreprises

Penser à envoyer l’invitation du Président au corps consulaire et aux élus de la Métropole après accord du chef de cabinet et du service Protocole de la Métropole Christine Briday (Boite de service protocole).

Penser à faire le dossier UNESCO le plus vite possible pour obtenir le patronage. Envoyer en février ou mars des courriers via le président de la commission française auprès de l’

UNESCO et r

éaliser un tableau avec les événements à venir sur le territoire à partir de mai (potentiels partenariats et com).

Programmation et rédaction

Si vous vous occupez de la gestion des ateliers, il faut absolument que vous sachiez les jours de l’atelier, qui sont les animateurs, leurs coordonnées (mail et téléphone) et surtout les besoins logistiques en les contactant. Les besoins sont limités, le maximum que vous pouvez garantir est une table et deux chaises (sauf exception, dans ce cas Geneviève elle-même le dira).

Chaque modifications sur les ateliers sont corrigés en ligne sur le site.

1) Colonne de droite «crée un nouveau atelier»

2) Mettre année, parcours, jours, un descriptif (de quoi il s’agit l’atelier) MAX 2 lignes

3) Mettre à jours la liste des ateliers : Aller dans la homepage, tout en bas il y a gestion contact mail.

Bénévoles

Rechercher/Mobiliser des bénévoles et faire une demande à ceux des années précédentes, les inscrire ensuite à la Newsletter ! Effectuer un suivis des bénévoles et des missions qui leurs sont confiées.

Point hébergement

Il s’agit de former des paires entre les invités internationaux et les hôtes locaux, en trouvant aussi des hébergements plus « formels » pour les invités. Visiter les hébergements «formel» si possible et leur accessibilité aux personnes à mobilité réduite, en particulier les hôtels pour faciliter le travail des années suivantes!

Il est très important de cerner la personnalité des hôtes pour rendre l’attribution le plus compatible possible en recherchant un maximum d’information. Voir les attributions des années précédentes pour gagner du temps.

Réaliser des réunions régulièrement pour faire le point et pour faire circuler les informations à tous.

Veiller à une bonne communication entre la personne responsable du transport et de l’hébergement et la personne responsable de la programmation, pour que les invités arrivent au moment où ils ont une intervention programmée. Mettre en place en rétroplanning ou GANTT pour simplifier l’organisation.

Communication Interne

Prévoir des personnes ou demander dans chaque Agora, si quelqu’un qui parle bien l’anglais.

Le travail est réalisé en grande partie en autonomie. Veiller à bien communiquer sur l’évolution des missions afin d’être capable de prendre le relais en cas d’absence.

N’hésitez pas à faire des débriefings le matin et comprendre le principe et concept des Dialogues. Visitez le site Internet, les articles de divers intervenant comme Patrick Viveret.

Se nourrir de l’expérience des personnes ressources comme : Simone Kunegel (hébergement et traductions), Claude Horenkryg (soutien jours J et coach durant les mois de préparation :), Jean Jacques Ancel (webmaster), Evaezi Otuorimuo, Sylvie di Palma, Christine Bisch et Shoki Ali Said, Farid et Malek Boukerchi, Azdine Benyoucef. Ils auront plein de bons conseils à vous donner.